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秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理***以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。一、 商务沟通（一）接待工作1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订比较好的**接待方案。3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。(二) 沟通与协作工作1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。3. 及时解决沟通的***，排除沟通中的障碍。（三）商务谈判1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。朝阳**会场跟妆

1．公共区： 1)清洁与外观。 2)备菜区是否干净。 3)在相当忙时段是否有足够人力。 4)工作人员态度。 5)有效、快速的服务。 6)各式菜单。 7)价格范围。 8)预订的方式(reservation policy)。 9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。 2．大型活动： 1)费用(成本)。 2)创意性。 3)质量与服务。 4)多样菜单。 5)税和小费。 6)在活动前要求涨价。 7)特别服务。 8)特制菜单。 9)提供主题宴会(theme party)的建议。 10)独特的茶点。 11)素食和节食者的食物。 12)餐桌布置。 13)舞池。 14)宴会桌的尺寸。 15) 8人座/10人座。 3．店的规定：禁止服务时段。 4．现金交易**规定： 1)调酒师费用和比较低计费小时。 2)出纳人员费用。 3)点心价格。 4)保证数量规定。 5)何时需要提供保证数量。 6)准备的份量超过保证，数量的比较大极限。朝阳**会场跟妆

(二) 会议沟通与协调1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作2. 运用 的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。3. 做好会议保卫、保密工作。4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行（三）会议善后1. 做好与会人员的返程安排2. 检查清理会场和整理会议文件。3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。4. 评估会议效果三 商务活动管理（一） 商务活动1. 安排会见、会谈2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动2. 掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

8.舒适、整洁的饭店住房： 1)家具是否完好。 2)现代化冲浴设备。 3)充足光线。 4)足够的衣橱空间与衣架。 5)烟雾警示器。 6)火灾逃生资料是否清楚。 7)冰箱和小酒吧。 8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 9)是否在每层楼有冰块和饮料。 10)电梯服务。 11)标准房与豪华房的大小。 12)是否有特别楼层提供特殊服务。 13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 14)订房的程序和方法。 15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。 16)每一种类别的房间数。 17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。 18)会议房价与一般房价如何。 19)何时能提供确定的会议房价。 20)是否需要保证数量与订金。 21)进房与退房的时间。 22)什么时间取消已预订的房间。 23)付款方式。 24)接受哪几种***。 25)万一取消订房，退款方式为何。 会场空间 1．会议室尺寸(面积)。 2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。 3．会议室隔音设备是否良好。 4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。 5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。 6．固定设备如黑板、银幕和家具。 7．障碍物如圆柱。 8．视听设备： 1)视听效果，是否后座的

环境 当地有何观光点。 购物。 休闲活动。 天候状况。 环境是否良好。 餐厅。 当地治安是否良好。 社区经济状况。 当地给予外界的评价、过去会议举行情况。 当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。 会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。 设备 1.***人员与服务人员是否友好、做事效率如何。 2.大厅(lobby)是否整洁，吸引人。 3.报到处是否容易找到： 1)是否有足够房间供工作人员使用。 2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 3)接待处的人力是否足。 4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。 5.询问处是否全天候有人值班。 6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。 7.对客人的服务： 1)药房。 2)礼品店。 3)柜台服务。 4)保险箱。朝阳**会场跟妆

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会场排座 1、小型会议 小型会议规模不大，与会者较少。因而一般不设主席台，所有与会者均排座。排座的具体形式有： ①面门设座。**座于面对会议室正门之座，其他与会者在其两侧自左而右依次就座。 2、大型会议 大型会议规模大，与会者众。会场设主席台和**席，主席台必须排座，**席可排可不排。 ①主席台排座。主席台一般设于面对会场主入口，与**席呈对面之势。其排座又有**团排座、主持人座席、发言人座席三个问题。 其一，**团排座。在此，**团指正式就座于主席台上的全体人员。目前，国内排定**团位次的规则有三：一是前排高于后排，二是**高于两侧，三是左侧高于右侧。具体讲，**团排座又有单数与双数之分。 其二，主持人座席。主持人又称大会**，其具**置安排有三种方式：一是居于前排正**，二是居于前排两侧，三是按照身份排座，但是不宜令其坐于后排。 其三，发言人座席。正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处。发言席的常规位置有二：一是**团正前方，二是主席台的右前方。朝阳**会场跟妆

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